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4 Vorteile durch digitale Rechnungen

Veröffentlicht von Yvonne Ruge am 17.03.17 10:24
Yvonne Ruge

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Aus einer Studie der BITKOM geht hervor, dass 75% an Einsparungen durch den elektronischen Rechnungsworkflow gegenüber Papierrechnungen erzielt werden können. Rechtlich sind elektronische Rechnungen und Papierrechnung vollkommen gleichgestellt und werden gerade von kleinen und mittleren Unternehmen immer häufiger genutzt, da die Erstellung von Papierrechnungen hohe Kosten verursacht und viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt. Aber auch große Unternehmen geraten zunehmend unter den Druck, Geschäftsprozesse weiter zu verschlanken und zu automatisieren, indem auf Papier verzichtet wird.

Vorteile, die ein elektronischer Rechnungsworkflow gibt es sowohl für Rechnungsempfänger wie Rechnungsversender.

1) Einsparung von Kosten und Zeit

Rechnungsversender sparen durch den Versand per E-Mail Papier, Porto sowie Kosten für Aktenordner und -schränke. Darüber hinaus können Mitarbeiter ihre gewonnene Zeit effizienter einsetzen. Für Rechnungsempfänger entfallen das zeitraubende Scannen von Papierrechnungen und die manuelle Ablage.

2) Steigerung der Liquidität

Durch den Wegfall des Postweges lässt sich wertvolle Zeit einsparen, die wiederum den Zahlungsfluss beschleunigt. Die elektronische Weiterleitung erleichtert den Freigabeprozess, die Einhaltung von Skontofristen und die Zahlung der Rechnnung und verbessert somit die Liquidität des Rechnungsversenders. Dokumentenverlust, der auf dem Postweg oder bei der internen Weiterleitung der Rechnungen entstehen kann, lässt sich ebenfalls verhindern.

3) Archivierung und Verfügbarkeit

Rechnungsempfänger profitieren von elektronischem Rechnungsworkflow, da sich Eingangsrechnungen vollständig automatisiert und fehlerfrei archivieren lassen. Zudem entstehen keine Zeitverluste mehr durch aufwändige Recherche. Digitale Rechnungen sind zudem besser vor unbefugten Zugriffen geschützt, da sie nur berechtigten Personen zugänglich gemacht werden können. Über Cloud-Speicher oder den externen Zugriff auf die Server-Festplatte, sind elektronische Rechnungen orts- und zeitunabhängig verfügbar.

4) Prozessoptimierung

Rechnungsdaten fließen automatisch in FiBu- und Zahlungssysteme ein und können ohne manuelles Zusteuern verarbeitet werden. Sofern die benötigten Rechnungsinformationen hinterlegt sind, können elektronisch eingehende Rechnungen sogar automatisch gebucht und offene Posten ausgeglichen werden.

Die Nutzung digitaler Rechnungen bringt für Unternehmen viele Vorteile mit sich. Dennoch sollte die Umstellung von Rechnungsversendern bzw. Rechnungsempfänger gut geplant werden. ZUGFeRD ist DER Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch. Das Verfahren eignet sich sowohl für eine automatisierte, elektronische Archivierung wie für eine automatisierte Belegverteilung.

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Quellen: BITKOM, haufe.de, computerwoche.de

 

Topics: Software Development, ZUGFeRD

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