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Digitalen Vorsprung durch ZUGFeRD sichern

Veröffentlicht von Yvonne Ruge am 01.03.18 10:24
Yvonne Ruge

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Der elektronische Rechnungsaustausch stellt einen wichtigen Schritt im Rahmen eines Digitalisierungsvorhabens dar und bringt großes Potenzial mit sich. Die Mehrzahl an Unternehmen, die bereits ihre internen Geschäftsprozesse zu einem Großteil digitalisiert haben hat die Umstellung von Papier- auf elektronische Rechnungen jedoch noch nicht gewagt. Ein Grund dafür ist u.a. die Unsicherheit in Bezug auf die rechtlichen Anforderungen, wie z.B. bei der Archivierung.

Das Bundesministerium des Innern (BMI), das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) und der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (BITKOM) setzen sich daher für die Nutzung der eRechnung ein. Dabei ist ein einheitliches Datenformat für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen sowie der öffentlichen Verwaltung eine wichtige Voraussetzung. ZUGFeRD ist der Standard für elektronische Rechnungen und zugleich ein wichtiger Schritt für ein branchenunabhängiges, durchgängiges eGovernment.

 

Potenzial der ZUGFeRD-Rechnung


Besonders kleine und mittlere Unternehmen stehen vor der Herausforderung, den immer größer werdenden Anforderungen von Lieferanten gerecht zu werden. Mit dem elektronischen Rechnungsaustausch können sie nicht nur diese Hürde bewältigen, sondern auch von vielen Vorteilen profitieren, die ein großes Potenzial zur Effizienzsteigerung mit sich bringen:

  • Einsparung von Kosten: Kosten für Kopien, Porto und Aktenordner entfallen.
  • Effizienz: Eingangsrechnungen lassen sich fehlerfrei ablegen und schnell wiederfinden.
  • Belegfluss: Freigabeprozesse und die Verbuchung im FiBu-System werden beschleunigt.
  • Datensicherheit: Datenverlusten lassen sich vollständig verhindern.
  • Zahlungsverkehr: Zahlvorgänge und die Einhaltung von Skontofristen werden vereinfacht.
  • Liquidität: Der beschleunigte Zahlungseingang verbessert die Liquidität.

 

Langzeitarchivierung durch PDF/A-3-Format gesichert


Die Besonderheit einer Rechnung im ZUGFeRD-Format ist, dass alle Nutzdaten der Rechnung (Zahlen, Text und graphische Elemente) zusätzlich zu den normalen PDF-Daten in einem standardisierten XML-Format gespeichert werden. Dadurch können sie ohne Einschränkungen gespeichert, versendet und archiviert werden. Als PDF/A-3-Datei eignen sie sich darüber hinaus ohne Einschränkungen für die Langzeitarchivierung.

 

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Bildquelle: © barameefotolia / fotolia.com

Topics: ZUGFeRD

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