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Öffentliche Einrichtungen sind über eine Richtlinie, die 2014 vom EU-Parlament verabschiedet wurde, seit 2018 dazu verpflichtet, Rechnungen nur noch elektronisch zu versenden. Bisher geschah dies hauptsächlich über das ZUGFeRD-Format. Nach der Veröffentlichung der XRechnung im Jahr 2017 gilt dieses Format als nationaler Standard.

Das Hamelner Traditionsunternehmen Franz Kaminski Waggonbau setzt auf die individuelle ZUGFeRD Lösung der BSB. Rechnungen, die als PDF-Datei im vorhandenen ERP-System erzeugt wurden, werden nun um XML-Strukturdaten angereichert und können in Drittsystemen zur automatischen Belegverarbeitung genutzt werden. Das Ergebnis ist eine Prozessoptimierung hinsichtlich der Erzeugung elektronischer Rechnungen.

Der elektronische Rechnungsaustausch stellt einen wichtigen Schritt im Rahmen eines Digitalisierungsvorhabens dar und bringt großes Potenzial mit sich. Die Mehrzahl an Unternehmen, die bereits ihre internen Geschäftsprozesse zu einem Großteil digitalisiert haben hat die Umstellung von Papier- auf elektronische Rechnungen jedoch noch nicht gewagt.

Durch die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsaustausch lassen sich Einsparungen in Höhe von 75% gegenüber Papierrechnungen erzielen. Der Anteil elektronisch versendeter Rechnungen liegt in Deutschland zurzeit noch bei unter 10%. Ein einheitliches Datenformat ist die Voraussetzung für einen flächendeckenden Umstieg von Papier- auf elektronische Rechnungen. Das ZUGFeRD-Format ist DER Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch.

Aus einer Studie der BITKOM geht hervor, dass 75% an Einsparungen durch den elektronischen Rechnungsworkflow gegenüber Papierrechnungen erzielt werden können. Rechtlich sind elektronische Rechnungen und Papierrechnung vollkommen gleichgestellt und werden gerade von kleinen und mittleren Unternehmen immer häufiger genutzt, da die Erstellung von Papierrechnungen hohe Kosten verursacht und viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt. Aber auch große Unternehmen geraten zunehmend unter den Druck, Geschäftsprozesse weiter zu verschlanken und zu automatisieren, indem auf Papier verzichtet wird.

Vorteile, die ein elektronischer Rechnungsworkflow gibt es sowohl für Rechnungsempfänger wie Rechnungsversender.