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Kaminski Waggonbau stellt Weichen für automatische Rechnungserstellung mit ZUGFeRD

Veröffentlicht von Yvonne Ruge am 13.04.18 09:37
Yvonne Ruge

2018-04_Kaminski_ZUGFeRD

Das Hamelner Traditionsunternehmen Franz Kaminski Waggonbau setzt auf die individuelle ZUGFeRD Lösung der BSB. Rechnungen, die als PDF-Datei im vorhandenen ERP-System erzeugt wurden, werden nun um XML-Strukturdaten angereichert und können in Drittsystemen zur automatischen Belegverarbeitung genutzt werden. Das Ergebnis ist eine Prozessoptimierung hinsichtlich der Erzeugung elektronischer Rechnungen.

 

ZUGFeRD konforme Rechnungen

Mit der automatischen Rechnungserstellung im ZUGFeRD Format ist es künftig möglich, Ausgangsrechnungen exakt nach den verschiedenen Vorgaben mehrerer Kunden zu erstellen. Hierfür haben wir eine Funktion entwickelt, die regelmäßig im Vorfeld definierte Ordner auf neue Rechnungen überprüft, diese automatisch in eine PDF/A-3 Datei inkl. XML-Anhang umwandelt und in einem neuen Verzeichnis abspeichert.

Folgende Voraussetzungen haben wir bei der Entwicklung berücksichtigt:

  • Für das automatische Auslesen der Rechnungen ist eine festgelegte Ordnerstruktur nötig, sodass wir immer einen oder mehrere Pfade auf neue Dokumente prüfen können.
  • Sobald eine neue Rechnung als Datei als PDF-Datei verfügbar ist, existiert auch die zugehörige XML-Datei
  • Durch den Dateinamen einer PDF-Datei lässt sich ein Bezug zu einer XML-Datei herstellen (z.B. durch die Rechnungsnummer)

Auf Basis der uns zur Verfügung gestellten Schnittstellen-Informationen, war es uns möglich die komplexen Anforderungen über die ZUGFeRD Extended Ausbaustufe zu erfüllen. „Dank der ZUGFeRD Lösung der BSB können wir unseren Kunden automatisiert Rechnungen zur Verfügung stellen, die sämtliche, beschriebenen Anforderungen an die Struktur-Datei abbilden.“ erklärt Stefan Hermann, IT-Leiter bei Franz Kaminski Waggonbau.

 

Erweiterung der ZUGFeRD Schnittstelle

Um den speziellen Anforderungen eines Kunden von Kaminski Waggonbau gerecht zu werden, haben wir die bestehende Anwendung zur Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen erweitert. Bei der Definition der XML-Struktur für den elektronischen Rechnungsaustausch mit dem Unternehmen wurden folgende Punkte berücksichtigt:

  • Das XML-Schema für den Rechnungsaustausch hält sich an die Vorgaben der ZUGFeRD 1.0 Spezifikation
  • Die Daten im XML ermöglichen einen automatisierten Import und eine Vorprüfung der Rechnungsdaten.
  • Der Rechnungsaustausch soll per E-Mail und nicht über einen Ordner erfolgen.

Mit unserer Erweiterung ist es Kaminskis Kunden gelungen, bei der Rechnungsprüfung eine Zeitersparnis von mehr als 30% zu erreichen.

 

Ein zukunftssicherer Standard

Die Franz Kaminski Waggonbau GmbH zählt seit Jahrzehnten zu den führenden Anbietern in der Bahnzulieferindustrie und stellt hohe Ansprüche an seine Produktionsverfahren und Fertigungstechnologien. Selbsternanntes Ziel ist die Integration von Industrie 4.0 als Standard in der Kommunikation. Wir freuen uns, dass wir das Unternehmen mit ZUGFeRD – DEM Standard für elektronischen Rechnungsaustausch – auf diesem Weg begleiten durften.
 

IT Leiter Stefan Hermann ist sich sicher:

„Wir sind immer offen für neue Qualitätsstandards. Daher haben wir uns für die automatische Rechnungsstellung im ZUGFeRD Format entschieden. Dem Wunsch von immer mehr unserer Kunden, Rechnungen in einem geeigneten Format für die elektronische Weiterverarbeitung zu erhalten, können wir nun ganz einfach gerecht werden.“

 

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Topics: Rechnungsdigitalisierung, ZUGFeRD

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